Das eigentliche Problem: die Doppelerfassung
In vielen Betrieben läuft es so: Eine Bestellung kommt per Mail, jemand liest sie, öffnet das ERP und tippt die Daten ein. Die Information ist also schon digital da — und wird trotzdem ein zweites Mal von Hand erfasst. Diese Doppelerfassung kostet nicht nur Zeit, sie ist auch die häufigste Fehlerquelle: Zahlendreher, vergessene Positionen, falsche Kundenzuordnung.
Das Auslesen der Daten löst nur die halbe Aufgabe. Erst die automatische Übergabe ins Zielsystem schließt die Kette.
Wie funktioniert die Übertragung?
Der saubere Weg führt über eine Schnittstelle (API): Die ausgelesenen Daten werden den Feldern im Zielsystem zugeordnet und direkt übergeben. Hat das System keine offene Schnittstelle, gibt es einen Umweg — RPA (robotergesteuerte Prozessautomatisierung) bildet die manuelle Eingabe nach, klickt und tippt also wie ein Mensch, nur automatisch. Der Umweg ist wartungsintensiver, aber oft die einzige Option bei älteren Systemen.
| Über Schnittstelle (API) | Über RPA | |
|---|---|---|
| Voraussetzung | offene API im Zielsystem | keine — bildet Eingabe nach |
| Stabilität | hoch | reagiert empfindlich auf Oberflächenänderungen |
| Aufwand | einmalige Anbindung | laufende Pflege |
| Empfehlung | erste Wahl | wenn keine Schnittstelle da ist |
Tippt Ihr Team Daten doppelt ein?
Wir prüfen, ob sich Ihr ERP, CRM oder Ihre Warenwirtschaft anbinden lässt — und wie die Übergabe ohne Doppelerfassung gelingt.
Erstgespräch vereinbaren →In welche Systeme lässt sich übertragen?
Die Marke des Systems ist zweitrangig — es kommt darauf an, ob ein Importweg existiert. Typische Ziele:
- ERP / Warenwirtschaft: Bestellungen, Auftragsdaten, Artikelpositionen.
- CRM: neue Kontakte, Anfragen, Aktualisierungen zu Bestandskunden.
- Buchhaltung: Rechnungsdaten aus Eingangsrechnungen — Anschluss an das Auslesen der Belege.
- Ticket-/Servicesysteme: Supportanfragen mit Kategorie und Priorität.
Kontrolle: Dubletten, Plausibilität, Freigabe
Automatisierung darf die Datenqualität nicht verschlechtern — sonst spart man Zeit und handelt sich Chaos ein. Drei Sicherungen gehören dazu:
- Dublettenprüfung vor dem Eintrag — existiert der Kunde, die Rechnung, der Vorgang schon?
- Plausibilitätsprüfung — passt der Betrag, ergibt das Datum Sinn?
- Freigabe bei kritischen Daten — bei Finanz- und Buchungsdaten bestätigt ein Mensch, bevor geschrieben wird.
Weil dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Anforderungen aus dem DSGVO-Leitfaden auch hier.
Häufige Fragen
Wie kommen Daten aus einer E-Mail automatisch ins ERP?
In welche Systeme lässt sich übertragen?
Was passiert bei Dubletten oder fehlerhaften Daten?
Ist die automatische Übertragung sicher genug für Finanzdaten?
Stand: Juli 2026. Werte als Größenordnung, kein Ersatz für eine Rechtsberatung.