Welche Daten lassen sich automatisch erfassen?
Am besten funktioniert die Extraktion bei wiederkehrenden, strukturierten Dokumenten:
- Rechnungen: Betrag, Nummer, Datum, Lieferant, Steuersätze.
- Bestellungen: Artikel, Menge, Kundendaten.
- Formulare: ausgefüllte Felder aus PDF oder Mailtext.
- Belege: Angaben für die Buchhaltung.
Die Daten stecken dabei nicht nur im Mailtext, sondern vor allem in den Anhängen — meist PDFs, oft auch Scans.
Wie funktioniert die Extraktion?
Mail und Anhang lesen
Die KI erfasst Text und Anhang gemeinsam und erkennt, um welche Art Dokument es sich handelt.
Felder erkennen
Sie identifiziert die relevanten Angaben — auch dann, wenn jedes Dokument etwas anders aufgebaut ist.
Ins Zielsystem übergeben
Die strukturierten Daten wandern in Buchhaltung, ERP oder CRM — bei sensiblen Belegen nach einer Prüfung.
Wie viel Abtippen fällt bei Ihnen an?
Wir schätzen gemeinsam, wie viel Zeit die manuelle Erfassung kostet — und ob sich eine automatische Extraktion für Ihren Fall rechnet.
Erstgespräch vereinbaren →Wo das besonders viel bringt
Der Nutzen ist überall dort groß, wo heute Daten aus E-Mails von Hand ins System wandern:
- Buchhaltung: Eingangsrechnungen automatisch erfassen statt abtippen.
- Auftragserfassung: Bestellungen aus Kundenmails übernehmen.
- Weiterverarbeitung: Die ausgelesenen Daten müssen irgendwo hin — meist automatisch ins ERP oder, etwa bei Laborbefunden, strukturiert in eine Datenbank.
- Steuerkanzleien: Mandanten-Unterlagen strukturiert erfassen — der Anwendungsfall, um den es auf unserer Seite zur E-Mail-Automatisierung für Steuerberater im Detail geht.
Datenschutz und Kontrolle
Belege gehören oft zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Deshalb gelten hier die Anforderungen aus dem DSGVO-Leitfaden in besonderem Maß — und ein Prüf- und Freigabeprinzip bei sensiblen Belegen ist Pflicht, nicht Kür. Die KI bereitet vor, die Verantwortung für die Übernahme bleibt beim Menschen.
Häufige Fragen
Welche Daten lassen sich aus E-Mails automatisch auslesen?
Wie funktioniert die Datenextraktion?
Wo bringt das automatische Auslesen besonders viel?
Ist das automatische Auslesen von Belegen datenschutzkonform?
Stand: Juli 2026. Kein Ersatz für eine Rechtsberatung.