KI im Vertrieb: Angebote raus, bevor der Mitbewerb zusagt
KI im Vertrieb heißt für mittelständische Unternehmen vor allem eines: Anfragen werden automatisch erfasst, geprüft und zu Angeboten verarbeitet, während Ihr Team nur noch freigibt. deine KI Agentur setzt das für Betriebe in Österreich um — vom Posteingang bis zum fertigen Angebot aus Ihrem Artikelstamm.
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In 30 Sekunden: von der Anfrage zum freigegebenen Angebot
Demo aus Groundwork AI, der Angebotsplattform von deine KI Agentur: Eine Bestellanfrage per Mail wird automatisch zum Projekt, fehlende Angaben werden beim Kunden nachgefragt, das Angebot wird aus dem Artikelstamm gerechnet, Ihr Team gibt frei. Beispielkunde fiktiv (Spielzeug Lindner KG), Ablauf echt.
- Anfragen kommen überall an. Mail, Formular, Telefonnotiz: Sandra Lindner schickt eine Bestellung für KW 42 mit fünf Positionen.
- Jede Mail wird ein Projekt. Die Anfrage landet automatisch auf dem Board: Eingang, in Arbeit, Angebot, gesendet, abgeschlossen. Nichts bleibt im Posteingang liegen.
- Was fehlt, wird gefragt. Die KI prüft die Vollständigkeit (Artikel, Mengen, Liefertermin, Lieferadresse), erkennt die fehlende Adresse und schreibt die Rückfrage an die Kundin. Die Antwort fließt automatisch zurück ins Projekt.
- Gerechnet aus Ihrem Artikelstamm. Positionen, Mengen, Einzelpreise, Summe: 544,28 € netto, aus Ihren echten Stammdaten, nicht geschätzt.
- Sie geben frei. Angebots-PDF und Begleitmail sind fertig; ein Klick auf „Senden“, und das Angebot ist beim Kunden.
Was Sie hier in 30 Sekunden sehen, dauert in vielen Betrieben heute zwei bis drei Tage — und das schnellste Angebot gewinnt den Auftrag.
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Warum im Vertrieb so viel Zeit zwischen Anfrage und Angebot verloren geht
In den meisten mittelständischen Betrieben läuft es so: Eine Anfrage kommt per Mail, jemand liest sie, legt sie ab, fragt beim Kunden nach, was fehlt, sucht die Preise im ERP oder in einer Excel, tippt das Angebot in eine Vorlage und schickt es raus. Jeder Schritt ist für sich klein. Zusammen sind es Stunden pro Angebot und Tage Durchlaufzeit, während der Kunde schon beim Mitbewerb angefragt hat.
- Anfragen liegen im Posteingang. Niemand hat den Überblick, welche Anfrage in welchem Status ist. Rückfragen gehen unter, Angebote werden vergessen.
- Dieselben Rückfragen, jedes Mal von Hand. Liefertermin, Adresse, Menge, Variante: Die Fragen sind immer gleich, werden aber jedes Mal neu getippt.
- Das Wissen steckt in zwei Köpfen. Wer kalkulieren kann, ist der Engpass. Ist diese Person im Urlaub, steht der Vertrieb.
KI löst nicht den Vertrieb ab. Sie übernimmt die Fleißarbeit vor der Entscheidung, damit Ihr Team dort arbeitet, wo es Umsatz bringt: beim Kunden.
Sechs KI-Anwendungsfälle im Vertrieb, die sich im Mittelstand rechnen
Die wirksamsten KI-Anwendungen im Vertrieb mittelständischer Unternehmen sind Anfragen-Triage, automatische Angebotserstellung, Vollständigkeitsprüfung mit Rückfrage, Nachfassen, CRM-Pflege aus Mails und Gesprächen sowie ein Vertriebs-Cockpit mit automatischen Auswertungen. Allen gemeinsam: Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet.
| Anwendungsfall | Was die KI übernimmt | Was Ihr Team macht | Wirkung |
|---|---|---|---|
| 1. Anfragen-Triage | Liest Mails, Formulare und Portale, erkennt Anfragen, legt sie als Projekt mit Status an, ordnet sie dem richtigen Verkäufer zu | Sieht auf einem Board, was offen ist | Keine vergessene Anfrage, Reaktionszeit in Minuten |
| 2. Vollständigkeitsprüfung & Rückfrage | Prüft, ob Artikel, Mengen, Termin, Adresse, Variante vorhanden sind; formuliert die Rückfrage; ordnet die Antwort zu | Nichts, außer bei Sonderfällen | Die häufigste Schleife im Vertrieb läuft ohne Handarbeit |
| 3. Angebotserstellung | Ordnet Positionen dem Artikelstamm zu, rechnet Preise, Rabatte und Summen, erstellt PDF und Begleitmail | Prüft, passt an, gibt frei | Angebot in Minuten statt Tagen; auch ohne den einen Kalkulator im Haus |
| 4. Nachfassen | Erkennt Angebote ohne Antwort, schlägt Nachfass-Mail oder Anruf vor, mit Kontext aus dem Verlauf | Entscheidet, ob und wie | Mehr Abschlüsse aus denselben Angeboten |
| 5. CRM-Pflege aus Mails & Gesprächen | Zieht Kontakte, Termine, Zusagen und nächste Schritte aus Mails und Gesprächsnotizen ins CRM | Liest, statt zu tippen | CRM, das stimmt, ohne Pflegeaufwand |
| 6. Vertriebs-Cockpit | Zieht Zahlen aus ERP, CRM und Mail zusammen, kommentiert Abweichungen, liefert wöchentlich den Bericht | Steuert nach Zahlen statt nach Bauchgefühl | Transparenz für GF und Vertriebsleitung ohne Excel-Handarbeit |
Die Anwendungsfälle 1 bis 3 sind das, was Sie im Video sehen; sie laufen bei uns auf Groundwork AI, unserer eigenen Plattform für Angebotsautomatisierung. 4 bis 6 bauen wir mit Claude, MCP-Servern und Ihren bestehenden Systemen (Outlook, SharePoint, BMD, Odoo, Salesforce, HubSpot und weitere) — ohne dass Sie Ihr ERP wechseln.
Besonders bewährt in: Handel & Großhandel · Baunebengewerbe & Handwerk (Fenster, Türen, Tischlerei, Beschilderung) · Industrie & Maschinenhandel · Sicherheits- & Dienstleistungsbetriebe mit Ausschreibungen
Vom ersten Gespräch zum laufenden System
Preise: Der Prozessworkshop Vertrieb kostet ab 2.500 € netto. Ein Pilot für Anfragen-Triage und Angebotserstellung liegt je nach Systemlandschaft höher; der laufende Betrieb von Groundwork AI wird monatlich abgerechnet. Konkrete Zahlen nennen wir nach dem Erstgespräch, nicht davor.
KI im Vertrieb: Die spannendsten Anwendungsfälle für 2027
Was das in echten Betrieben bringt
Fenster- und Türanfragen automatisch erfasst
Engpass war die Erfassung von Fenster- und Türanfragen aus Plänen und Mails. Heute werden Anfragen automatisch erfasst und vorkalkuliert; die Angebotsdurchlaufzeit sinkt deutlich.
Ausschreibungen zur Erstkalkulation aufbereitet
Ausschreibungen und Anfragen werden per KI ausgewertet, auf Vollständigkeit geprüft und zur Erstkalkulation aufbereitet. Der Vertrieb kalkuliert, statt abzutippen.
Vertriebs-Cockpit statt Zuruf
Zahlen aus ERP, CRM und Mail laufen in einen wöchentlichen Bericht mit kommentierten Abweichungen. Die Vertriebsleitung steuert nach Zahlen, nicht nach Zuruf.
Häufige Fragen zu KI im Vertrieb
Was bringt KI im Vertrieb einem mittelständischen Unternehmen konkret?
Ersetzt KI den Vertrieb oder den Innendienst?
Wie lange dauert es, bis Angebote automatisch erstellt werden?
Funktioniert das mit unserem ERP oder CRM?
Was kostet KI im Vertrieb?
Ist das DSGVO-konform? Wo liegen die Daten?
Was ist Groundwork AI?
Für welche Branchen eignet sich das?
Welche Daten sieht die KI, und welche nicht?
Dürfen Kundendaten überhaupt in eine KI?
Was verlangt der EU AI Act für KI im Vertrieb?
Was passiert, wenn die KI einen Fehler im Angebot macht?
Müssen wir den Betriebsrat einbinden?
Rechnet sich KI im Vertrieb für Ihren Betrieb?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wie Anfragen bei Ihnen hereinkommen und wo Zeit verloren geht — danach wissen Sie, ob es sich lohnt. Ehrlich, unverbindlich.
mstrafinger@deinekiagentur.com · +43 699 110 79 285