Sie wissen inzwischen vielleicht, woran Sie eine seriöse KI-Beratung erkennen, und Sie kennen die Kostenspannen im österreichischen Markt. Was dazwischen fehlt, ist der praktische Teil: Wie kommen Sie von „wir sollten da mal was machen" zu einem unterschriebenen Vertrag, der Sie nicht später einholt? Genau darum geht es hier.
Wie läuft eine KI-Beratung ab?
Der Weg zur Beauftragung besteht aus sechs Phasen. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte für ein typisches KMU-Projekt — bei Förderanträgen kommt Bearbeitungszeit dazu.
| Phase | Was passiert | Typische Dauer |
|---|---|---|
| 1. Erstgespräch | Ausgangslage klären, grobe Machbarkeit, Größenordnung | 30 Minuten, kostenlos |
| 2. Briefing | Sie halten schriftlich fest, worum es geht | 1–2 Stunden Ihrerseits |
| 3. Angebote | 2–3 Anbieter kalkulieren auf gleicher Basis | 1–2 Wochen |
| 4. Förderantrag | Antrag stellen, Bescheid abwarten | 2–6 Wochen, programmabhängig |
| 5. Vertrag | Scope, Abnahme, Datenschutz, Ausstiegspunkte | wenige Tage |
| 6. Kickoff | Projektstart, erste Prozessaufnahme — idealerweise mit einer klar abgegrenzten KI-Strategie | — |
Zwei Phasen werden regelmäßig übersprungen: das Briefing und der Förderantrag. Beide kosten wenig Zeit und entscheiden überproportional über das Ergebnis.
Was gehört in ein Briefing für ein KI-Projekt?
Ein Briefing ist kein Lastenheft. Eine Seite reicht. Sein Zweck ist nicht, dem Anbieter die Lösung vorzugeben — sondern dafür zu sorgen, dass alle Angebote dasselbe kalkulieren und damit vergleichbar werden.
Diese sieben Punkte sollten drinstehen:
Der Engpass, nicht die Lösung. Beschreiben Sie den Prozess, der Zeit frisst — nicht das Tool, das Sie sich vorstellen. „Unsere Angebotslegung dauert einen halben Tag pro Anfrage" ist ein besseres Briefing als „wir hätten gern einen KI-Agenten".
Zahlen zum Ist-Zustand. Wie oft passiert der Prozess? Wie lange dauert er? Wer macht ihn? Ohne diese drei Zahlen kann niemand einen Nutzen berechnen — auch Sie nicht.
Beteiligte Systeme. Welche Software ist im Spiel: ERP, CRM, Warenwirtschaft, Mailserver, Branchenlösung? Die Integrationstiefe ist der größte Kostentreiber überhaupt, größer als die KI selbst.
Datenlage. Wo liegen die Daten, in welcher Form, wie sauber sind sie? Ehrlichkeit hilft hier mehr als Schönfärberei — schlechte Datenqualität kommt im Projekt ohnehin ans Licht, dann aber als Mehrkosten.
Wer entscheidet und wer arbeitet mit. Ein Name für die Freigabe, ein bis zwei Personen aus dem betroffenen Bereich. Projekte ohne benannte Ansprechperson im Betrieb versanden.
Zeitrahmen und Budgetrahmen. Eine Größenordnung genügt. Wer sein Budget völlig verschweigt, bekommt Angebote, die aneinander vorbeigehen.
Was ausdrücklich nicht dazugehört. Der unterschätzte Punkt. Eine klare Abgrenzung verhindert, dass aus einem Vier-Wochen-Projekt ein Vier-Monats-Projekt wird.
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Diese sieben Punkte in 30 Minuten am konkreten Fall geklärt — damit Ihre Angebote vergleichbar werden und niemand am Thema vorbeikalkuliert.
Erstgespräch vereinbaren →Wie vergleiche ich KI-Angebote, die unterschiedlich aufgebaut sind?
Das ist der frustrierendste Teil. Zwei Angebote für dasselbe Vorhaben können um den Faktor fünf auseinanderliegen — und beide können korrekt kalkuliert sein. Der Grund ist fast nie der Stundensatz, sondern ein unterschiedlicher Leistungsumfang.
Bringen Sie die Angebote auf einen gemeinsamen Nenner, indem Sie fünf Fragen an jedes stellen:
- Ist Testing enthalten? Entwicklung ohne Testphase ist ein halbes Projekt.
- Ist die Schulung enthalten? Eine Lösung, die niemand bedienen kann, spart keine Zeit. Der EU AI Act verlangt in Artikel 4 ohnehin ausreichende KI-Kompetenz im Unternehmen.
- Ist die Dokumentation enthalten? Sonst hängen Sie beim nächsten Anbieterwechsel fest.
- Was kostet der Betrieb nach dem Go-live? Lizenzen, Hosting, laufende Modellkosten, Wartung — pro Monat und pro Jahr.
- Was passiert bei Scope-Änderungen? Fixpreis mit Änderungsprozess oder offenes Stundenkontingent?
Rechnen Sie danach nicht den Angebotspreis, sondern die Gesamtkosten über zwei Jahre. Das günstigere Angebot ist überraschend oft das teurere — und manchmal umgekehrt.
Ein Warnsignal am Rande: Wenn ein Anbieter Ihnen ohne Rückfragen ein Angebot legt, hat er entweder Ihr Briefing nicht gelesen oder verkauft Ihnen ein Standardpaket. Gute Rückfragen sind ein Qualitätsmerkmal, keine Verzögerung.
Erst der Förderantrag, dann die Beauftragung
Hier passiert der teuerste Fehler im ganzen Prozess. Bei den meisten österreichischen Förderprogrammen muss der Antrag vor Projektbeginn gestellt sein. Wer zuerst beauftragt und dann an die Förderung denkt, verliert sie — auch wenn das Projekt inhaltlich einwandfrei förderfähig gewesen wäre. Das sind je nach Programm schnell vierstellige Beträge.
Die Grundregeln in Kürze:
- KMU.DIGITAL (bundesweit): Gefördert werden nur Leistungen, die nach Antragstellung anfallen. Die Umsetzungsförderung setzt zusätzlich eine bereits abgeschlossene und ausbezahlte geförderte Beratung voraus — ohne deren Geschäftszahl können Sie gar nicht einreichen. Zwischen Beratung und Umsetzung liegt damit realistisch mehr Zeit, als die meisten einplanen.
- Wirtschaftsagentur Wien, Förderung Digitalisierung: Antrag vor Projektstart, Bewertung durch eine unabhängige Jury zu Quartalsstichtagen. Kein Windhundprinzip — dafür planbare Termine.
- ERFOLG.PLUS 26 (WKO Oberösterreich): die prominente Ausnahme. Hier wird der Antrag erst nach durchgeführter und bezahlter Beratung gestellt. Wer die Bundeslogik mechanisch anwendet, wartet hier auf einen Bescheid, der so nie kommt.
- DIGITAL.PLUS 26 (WKO OÖ und Land OÖ): Das Projekt darf frühestens zehn Wochen vor Antragstellung begonnen haben — ein schmales Zeitfenster, das man kennen muss.
Die praktische Konsequenz: Klären Sie die Förderfrage vor dem ersten Angebot, nicht danach. Und lassen Sie sich den aktuellen Call-Status zeigen. Förderbudgets sind begrenzt und werden teils chronologisch nach Antragseingang vergeben; ein Anbieter, der den aktuellen Stand nicht kennt, hat ihn nicht geprüft.
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Erstgespräch vereinbaren →Was gehört in einen KI-Beratungsvertrag?
Die folgenden Punkte sind eine Orientierung aus der Projektpraxis, keine Rechtsberatung. Für die konkrete Vertragsgestaltung — besonders bei Haftung und Datenschutz — ziehen Sie bitte eine rechtliche Prüfung hinzu.
Scope und Abgrenzung. Was ist Leistungsgegenstand, was ausdrücklich nicht? Der Satz „nicht enthalten sind …" ist der wertvollste im ganzen Vertrag.
Abnahmekriterien. Woran wird gemessen, dass die Leistung erbracht ist? „Funktioniert" ist kein Kriterium. „Verarbeitet 50 Testdokumente mit definierter Fehlerquote" schon.
Meilensteine mit Ausstiegspunkten. Ein gestuftes Projekt — Analyse, Pilot, Rollout — mit der Möglichkeit, nach jeder Stufe auszusteigen, begrenzt Ihr Risiko erheblich. Bestehen Sie darauf.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein AVV nach Artikel 28 DSGVO verpflichtend — mehr dazu im Überblick zu den Pflichten aus dem EU AI Act. Das betrifft praktisch jedes KI-Projekt, in dem Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantendaten vorkommen. Klären Sie dabei mit: Welche Subdienstleister sind eingebunden, wo stehen die Server, werden Ihre Daten zum Modelltraining verwendet?
Datenportabilität und Exit. Was bekommen Sie beim Ausstieg zurück — Daten, Workflows, Prompts, Dokumentation? In welchem Format, in welcher Frist? Wer das erst beim Wechsel klärt, klärt es zu spät.
Betrieb nach dem Go-live. Wer ist zuständig, wenn in acht Monaten etwas nicht mehr funktioniert? Zu welchen Konditionen und in welcher Reaktionszeit?
Nutzungsrechte am Ergebnis. Gehören Ihnen die entwickelten Workflows und Konfigurationen, oder lizenzieren Sie sie dauerhaft?
Häufige Fragen
Wie lange dauert es vom Erstgespräch bis zum Projektstart? Ohne Förderung typischerweise zwei bis drei Wochen, mit Förderantrag drei bis sechs Wochen. Der Engpass ist selten die Angebotserstellung, sondern die Bearbeitungszeit der Förderstelle und interne Abstimmung auf Ihrer Seite.
Wie viele Angebote soll ich einholen? Zwei bis drei. Mehr bringt selten zusätzliche Erkenntnis, kostet aber Ihre Zeit und die der Anbieter. Wichtiger als die Anzahl ist, dass alle auf demselben Briefing kalkulieren.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für ein KI-Projekt? In aller Regel ja. Sobald personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, ist ein AVV nach Artikel 28 DSGVO verpflichtend. Ein Anbieter, der von sich aus einen AVV vorlegt, zeigt damit, dass er das Thema kennt.
Kann ich ein KI-Projekt in Stufen beauftragen? Ja, und das ist meist die klügere Variante. Bewährt hat sich: abgegrenzte Analyse zum Festpreis, dann Pilot, dann Rollout — mit definierten Ausstiegspunkten dazwischen. Sie kaufen sich damit an jeder Stufe das Recht, nicht weiterzumachen.
Was, wenn sich mitten im Projekt der Umfang ändert? Das passiert regelmäßig und ist normal. Entscheidend ist, dass der Vertrag einen Änderungsprozess vorsieht: schriftlich, mit Auswirkung auf Preis und Termin, vorab freigegeben. Ohne diesen Mechanismus wird aus jeder Änderung eine Diskussion.
Muss ich das Projekt intern begleiten? Ja. Rechnen Sie mit ein bis zwei Stunden pro Woche für eine Ansprechperson aus dem betroffenen Bereich. Projekte ohne internen Ansprechpartner scheitern häufiger als Projekte mit zu kleinem Budget.
Der nächste Schritt
Der Prozess ist überschaubar: Engpass benennen, eine Seite Briefing schreiben, Förderfrage klären, zwei bis drei Angebote auf gleicher Basis vergleichen, gestuft beauftragen. Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet die beiden teuersten Fehler — verlorene Förderung und ein Projekt ohne definiertes Ende.
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Stand: Juli 2026. Die Angaben zu Förderprogrammen sind eine Orientierung; Konditionen, Fristen und Budgetverfügbarkeit ändern sich laufend — verbindliche Auskünfte erteilen ausschließlich die Förderstellen. Die Hinweise zur Vertragsgestaltung ersetzen keine rechtliche Beratung.