Was ist ein Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag listet auf, welche Leistungen und Materialien für einen Auftrag nötig sind und was sie voraussichtlich kosten. Gesetzlich geregelt ist er im Werkvertragsrecht, in § 1170a ABGB.
Drei Begriffe werden oft verwechselt:
| Begriff | Was er bedeutet | Bindung |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag mit Gewährleistung („verbindlich“) | Der Betrieb steht für die Richtigkeit der Summe ein | Keine Erhöhung, auch wenn die Arbeit aufwändiger wird |
| Kostenvoranschlag ohne Gewährleistung („unverbindlich“) | Die Summe ist eine fachliche Schätzung | Kleine Überschreitungen sind zulässig, eine beträchtliche muss sofort gemeldet werden |
| Schätzungsanschlag | Grobe Orientierung, etwa am Telefon | Kein Kostenvoranschlag im rechtlichen Sinn |
Im Geschäftsalltag heißt ein Kostenvoranschlag oft einfach Angebot. Rechtlich zählt, was im Dokument steht, nicht die Überschrift.
Ist ein Kostenvoranschlag in Österreich verbindlich?
Das hängt davon ab, wer der Kunde ist und was im Dokument steht.
- Privatkunden (Verbraucher): Der Kostenvoranschlag gilt als verbindlich, außer Sie erklären ausdrücklich das Gegenteil (§ 5 Abs. 2 KSchG). Ein deutlicher Hinweis wie „unverbindlicher Kostenvoranschlag“ oder „vorläufige Auftragssumme“ reicht dafür aus.
- Geschäftskunden: Hier ist es umgekehrt. Verbindlich ist ein Kostenvoranschlag nur, wenn die Richtigkeit ausdrücklich gewährleistet wird (§ 1170a Abs. 1 ABGB).
Ist der Kostenvoranschlag verbindlich, können Sie auch bei unerwartet hohem Aufwand keine Erhöhung verlangen.
Wie viel darf ein unverbindlicher Kostenvoranschlag überschritten werden?
Kleine, unvermeidbare Überschreitungen muss der Kunde hinnehmen. Zeichnet sich eine beträchtliche Überschreitung ab, müssen Sie das sofort melden; der Kunde kann dann zurücktreten und zahlt nur die bisher geleistete Arbeit (§ 1170a Abs. 2 ABGB). Wer nicht meldet, verliert nach der Rechtsprechung jeden Anspruch auf die Mehrkosten.
Eine feste Prozentgrenze gibt es nicht. Der Oberste Gerichtshof hat Überschreitungen von 14 % und 30 % als beträchtlich gewertet, rund 8 % dagegen nicht (OGH). Gemessen wird an der Endsumme, nicht an einzelnen Positionen.
Darf man für einen Kostenvoranschlag Geld verlangen?
Ja, aber bei Privatkunden nur, wenn Sie vorher darauf hingewiesen haben (§ 5 Abs. 1 KSchG). Ohne Hinweis ist der Kostenvoranschlag für den Verbraucher kostenlos. Viele Betriebe rechnen die Kosten bei Auftragserteilung gegen.
Stand: November 2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Was gehört in einen Kostenvoranschlag?
Ein guter Kostenvoranschlag beantwortet drei Fragen: Was wird gemacht, was kostet es, und wie verbindlich ist die Summe. Diese Angaben sollten nie fehlen:
- Kopf: Firmenname, Anschrift, UID-Nummer, Kontakt; Name und Anschrift des Kunden
- Nummer und Datum des Kostenvoranschlags
- Gegenstand: kurze Beschreibung des Vorhabens und des Leistungsorts
- Positionen: Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis; Material und Arbeitszeit getrennt
- Summen: netto, Umsatzsteuer, brutto (bei Kleinunternehmern der entsprechende Hinweis)
- Verbindlichkeit: „verbindlicher“ oder „unverbindlicher Kostenvoranschlag“, ausdrücklich formuliert
- Annahmen und Ausschlüsse: was nicht enthalten ist, etwa Entsorgung, Stemmarbeiten, Zufahrt
- Gültigkeit, Ausführungszeitraum, Zahlungsbedingungen
- Hinweis auf Kosten des Kostenvoranschlags, falls Sie ihn verrechnen
Vorlage: Kostenvoranschlag
Diese Vorlage können Sie kopieren und mit Ihren Daten befüllen. Das Beispiel stammt aus der Haustechnik; die Struktur passt für jede Branche.
[Firmenname] · [Anschrift] · UID [ATU…] · [Telefon, E-Mail] An: [Name Kunde], [Anschrift] KOSTENVORANSCHLAG Nr. [2026-001] Datum: [TT.MM.JJJJ] Gegenstand: [z. B. Einbau Split-Klimagerät, Wohnung 2. OG] Pos. | Leistung | Menge | Einheit | EP netto | GP netto 1 | [Gerät inkl. Außeneinheit] | 1 | Stk. | [€] | [€] 2 | [Montage, Leitungen, Kondensat] | [h] | Std. | [€] | [€] 3 | [Inbetriebnahme, Einweisung] | 1 | pausch. | [€] | [€] Summe netto [€] · USt 20 % [€] · Summe brutto [€] Dieser Kostenvoranschlag ist [verbindlich / unverbindlich]. Nicht enthalten: [z. B. Stemmarbeiten, Elektroanschluss]. Gültig bis: [Datum] · Ausführung: [Zeitraum] · Zahlung: [Bedingungen] [Optional: Der Kostenvoranschlag kostet [€]; bei Auftrag wird der Betrag gutgeschrieben.] Auftrag erteilt: ____________________ Datum: __________
Kostenvoranschlag nach Branche: Worauf kommt es an?
Der Aufbau ist überall gleich, die Stolpersteine sind es nicht. In unseren Projekten kostet in allen Branchen meist nicht das Rechnen die meiste Zeit, sondern das Nachfragen fehlender Angaben.
| Branche | Typischer Anlass | Was in der Anfrage oft fehlt | Worauf Sie im Kostenvoranschlag achten |
|---|---|---|---|
| Handwerk (Tischlerei, Malerei, Bau) | Sanierung, Einbau, Sonderanfertigung | Maße, Untergrund, Zugang zur Baustelle | Mengen nach Aufmaß, Annahmen zum Untergrund ausdrücklich nennen |
| Haustechnik (Heizung, Klima, Elektro) | Gerätetausch, Neuinstallation, Wartung | Leitungswege, Stromanschluss, Gerätetyp | Nebenarbeiten wie Stemmen oder Elektroanschluss als Ausschluss oder eigene Position |
| Handel und Werbemittel | Sonderanfertigung, Großbestellung | Stückzahl, Druckdaten, Liefertermin | Staffelpreise, Musterfreigabe, Lieferzeit |
| Dienstleister (Agentur, IT, Reinigung) | Projekt oder laufende Leistung | Umfang, Abnahmekriterien, Intervall | Stunden oder Pauschale klar trennen, Änderungsaufwand regeln |
Beispiel Haustechnik: Ein Kunde schreibt: „Was kostet eine Klimaanlage fürs Schlafzimmer?“ Für einen belastbaren Kostenvoranschlag fehlen Raumgröße, Stockwerk, Position der Außeneinheit und Stromanschluss. Erst nach diesen Rückfragen lässt sich sinnvoll kalkulieren, und genau hier geht im Alltag die meiste Zeit verloren.
Zu viele Anfragen, zu wenig Zeit für Kostenvoranschläge?
Wir sehen uns an, wie Anfragen bei Ihnen ankommen und welche Schritte KI übernehmen kann, passend zu Ihrem Katalog und Ihrer Vorlage.
Erstgespräch vereinbaren →Wie erstellt KI einen Kostenvoranschlag?
KI übernimmt die Vorarbeit vom Eingang der Anfrage bis zum fertigen Entwurf. Kalkulationsgrundlage bleiben Ihre eigenen Preise, entscheiden und freigeben tut ein Mensch.
- Anfrage auslesen: Die KI liest E-Mail, PDF-Plan oder Foto und erkennt, was der Kunde möchte (mehr dazu: Daten aus E-Mails auslesen).
- Fehlende Angaben erkennen: Fehlen Maße, Mengen oder Termine, schickt sie sofort eine Rückfrage an den Kunden. Allein das spart in vielen Betrieben bereits viel Zeit.
- Positionen zuordnen: Die Leistungen werden mit Ihrem Artikel- oder Leistungskatalog abgeglichen. Preise kommen aus dem Katalog, nie aus einer Schätzung der KI.
- Entwurf erstellen: Der Kostenvoranschlag entsteht in Ihrer Vorlage, inklusive Verbindlichkeitshinweis und Ausschlüssen.
- Prüfen und freigeben: Eine Person kontrolliert und schickt ab.
- Nachfassen: Bleibt eine Antwort aus, kann das System nach einigen Tagen eine Erinnerung vorbereiten.
Reicht ChatGPT dafür?
Für einzelne Kostenvoranschläge ja: Sie diktieren Stichpunkte, ChatGPT oder Claude formulieren Leistungstexte. Bei vielen Anfragen stößt das an Grenzen, weil Preise, Vorlage und Postfach nicht verbunden sind und jede Anfrage von Hand hineinkopiert wird. Dann lohnt sich eine Lösung, die direkt an Outlook oder Gmail und an Ihren Katalog angebunden ist.
Achten Sie bei Kundendaten auf Server in der EU und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Mehr dazu im DSGVO-Leitfaden zur E-Mail-Automatisierung.
Was bringt das?
Die großen Beratungen sehen genau hier einen der größten Hebel. McKinsey berichtet von einem Industrieunternehmen, bei dem KI die Angebotserstellung von mehreren Wochen auf wenige Tage verkürzt hat; der Anteil vertriebsfremder Tätigkeiten im Arbeitstag der Verkäufer sank dort von fast 40 % auf 15 % (McKinsey, Aug. 2026). Die Boston Consulting Group beobachtete bei KI-gestützter Angebotserstellung Effizienzgewinne von 30–50 % (BCG, 2024).
In unseren Projekten zeigt sich dasselbe Bild: Ein Werbemittelhersteller in Tirol spart nach eigener Angabe rund 180 Stunden pro Monat, Standardangebote gehen innerhalb von 48 Stunden hinaus, und der Betrieb gewinnt rund 20 % mehr Aufträge.
Damit sich dieser Effekt einstellt, braucht es zwei Dinge:
- Saubere Daten statt besserer Technik. In einer BCG-Umfrage unter 400 Vertriebsmitarbeitenden nennen mehr als vier von fünf ungenaue Ergebnisse und schlechte Datenanbindung als größte Hürde. BCG empfiehlt, nur 10 % des Aufwands in Algorithmen zu stecken, 20 % in Technik und Daten und 70 % in Menschen und Abläufe (BCG, 2025). Für den Kostenvoranschlag heißt das: Ein gepflegter Artikel- und Leistungskatalog ist wichtiger als das KI-Modell.
- Messen. 81 % der Vertriebsverantwortlichen haben Ziele für den KI-Einsatz, aber nur 36 % verfolgen sie mit konkreten Kennzahlen (BCG, Okt. 2026). Halten Sie vor dem Start fest, wie lange ein Kostenvoranschlag heute dauert, vom Eingang der Anfrage bis zum Versand. Eine erste Einschätzung liefert unser ROI-Rechner.
In 30 Sekunden sehen, wie aus einer Anfrage-Mail ein Kostenvoranschlag wird.
Demo-Video ansehen →Häufige Fragen
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Ist ein Kostenvoranschlag kostenlos?
Um wie viel darf ein unverbindlicher Kostenvoranschlag überschritten werden?
Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot?
Kann KI einen Kostenvoranschlag erstellen?
Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?
Quellen
- RIS: § 5 KSchG Kostenvoranschläge
- RIS: § 1170a ABGB
- OGH: Keine beträchtliche Überschreitung eines Kostenvoranschlags
- Lindeverlag: Rechtssatz „vorläufige Auftragssumme“ als Hinweis nach § 5 Abs. 2 KSchG
- McKinsey: How AI-led commercial transformation can power industrial growth (Aug. 2026)
- BCG: Executive Perspectives – Value Creation with AI (Dez. 2024)
- BCG: How AI Agents Will Transform B2B Sales (Okt. 2025)
- BCG: The 2027 Revenue Agenda (Okt. 2026)
Stand: November 2026. §-Bezüge als Orientierung, kein Ersatz für eine anwaltliche Prüfung.
